Intrarea în vigoare, de la 1 ianuarie 2026, a modificărilor aduse Ordonanței de urgență nr. 193/2002 privind introducerea sistemelor moderne de plată schimbă semnificativ cadrul de conformare pentru mediul de afaceri. În interpretarea prezentată de Dr. Radu Pavel, Avocat Coordonator al Societății Românești de avocatură Pavel, Mărgărit și Asociații, riscurile pentru companii nu se reduc la amenzile contravenționale, ci țin și de modul în care autoritățile pot aprecia lipsa infrastructurii sau absența procedurilor interne ca forme de neconformare.
În esență, obligația de a accepta plăți efectuate și prin mijloace moderne este extinsă expres pentru profesioniștii înscriși în Registrul Comerțului, iar regimul sancționator este detaliat și diferențiat. În același timp, actul normativ introduce condiții clare și pentru funcționarea serviciului de acordare a avansului în numerar la terminale, inclusiv în ceea ce privește contractarea, informarea utilizatorilor și evidențierea distinctă a operațiunilor.
Ce se schimbă de la 1 ianuarie 2026: obligația de acceptare a plăților „moderne”
Potrivit modificărilor aplicabile din 2026, obligația de acceptare a plăților prin mijloace moderne vizează, ca regulă, persoanele fizice sau juridice prevăzute de Legea nr. 265/2022 privind registrul comerțului, respectiv profesioniștii supuși înregistrării la Registrul Comerțului. Din perspectivă practică, cerința nu se referă doar la existența unei opțiuni tehnice, ci la capacitatea efectivă de a încasa prin astfel de mijloace și la evitarea oricăror situații care pot fi interpretate drept refuz.
Dr. Radu Pavel subliniază că obligația ar trebui integrată încă din etapa de operaționalizare a afacerii, în special pentru proiectele aflate în curs de înființare. În lipsa unei planificări, o firmă poate ajunge rapid în situația de a nu putea procesa o plată prin mijloace moderne, iar acest lucru poate genera expunere contravențională, mai ales dacă se constată un refuz explicit sau implicit.
Excepția: când poți fi exceptat
Actul normativ introduce o excepție importantă: sunt exceptate entitățile care efectuează toate operațiunile de plată și de încasare exclusiv prin conturi deschise la instituții de credit. În practică, condiția caracterului „exclusiv” trebuie tratată cu prudență, deoarece aplicarea ei presupune politici interne coerente și alinierea tuturor fluxurilor de încasare/plată la această regulă. În lipsa unei aplicări riguroase, excepția poate deveni vulnerabilă la control.
Amenzi și controale: de ce contează diferența între „refuz” și „neîndeplinire”
Regimul sancționator este relevant prin faptul că stabilește contravenții distincte, cu amenzi diferențiate, în funcție de fapta reținută la control. Refuzul de a accepta mijloace moderne de plată este sancționat distinct, cu amendă cuprinsă, potrivit textului prezentat, între 5.000 și 7.500 lei. Separat, nerespectarea obligației legale de acceptare a plăților moderne poate fi încadrată ca o contravenție diferită, cu sancțiuni mai ridicate, în intervalul 20.000–50.000 lei, în funcție de situația verificată și de încadrarea aplicată de organul de control.
Controalele și aplicarea amenzilor sunt realizate de persoane desemnate din structurile cu atribuții de control ale ANAF. În această logică, o companie trebuie să evite atât lipsa conformării (infrastructură inexistentă sau nefuncțională), cât și situațiile de refuz în relația cu clientul, deoarece cele două ipoteze pot fi interpretate și sancționate diferit.
Terminale și infrastructură: termenul de 30 de zile și problema „nu am putut instala”
Ordonanța prevede și obligații corelative pentru instituțiile acceptante, care trebuie să ia măsurile necesare pentru instalarea terminalelor și punerea la dispoziție a infrastructurii în termen de maximum 30 de zile de la solicitare. În paralel, entitățile vizate trebuie să întreprindă măsurile necesare pentru instalare și pentru asigurarea infrastructurii, având dreptul să își aleagă instituția acceptantă.
Consecința practică: apărarea de tip „nu am putut instala” este dificil de susținut dacă firma nu poate proba demersuri reale (solicitări, corespondență, stadiu de implementare) inițiate în timp util. Din perspectiva riscului, documentarea pașilor de implementare poate face diferența între o situație explicabilă și una tratată ca neconformare.
Avans în numerar la terminal (cash-back): condiții și limite
Modificările clarifică și cadrul pentru acordarea avansului în numerar la terminalele de plată, odată cu achiziția de bunuri și/sau servicii. Serviciul poate fi oferit pe baza contractelor încheiate cu instituțiile acceptante, cu obligația de afișare la loc vizibil a semnului privind acordarea avansului și a informațiilor despre costuri. Avansul trebuie evidențiat distinct pe bonul fiscal, nu poate depăși 500 lei, iar tranzacțiile sunt asimilate retragerilor de numerar. Comisioanele se stabilesc contractual, iar comerciantul poate percepe, potrivit textului prezentat, un comision de cel mult 1% din valoarea avansului.
Ce ar trebui să facă firmele: pași minimi de conformare
Dintr-o perspectivă operațional-juridică, strategia de conformare se bazează pe două obiective: prevenirea oricărei forme de refuz al plății și documentarea riguroasă a demersurilor de implementare. Pentru firmele aflate la început, în special în faza de înființare, acest lucru înseamnă decizie timpurie privind soluția de acceptare a plăților moderne, inițierea relației contractuale cu instituția acceptantă și pregătirea procedurilor interne înainte de primul client.
Pentru firmele deja active, integrarea obligației în proceduri presupune, de regulă, instruirea personalului, reguli clare privind situațiile de indisponibilitate a sistemului, informare adecvată a clienților și un set minim de dovezi privind solicitarea/instalarea/mentenanța infrastructurii. În mod similar, pentru entitățile care urmăresc aplicarea excepției, este esențială implementarea consecventă a regulii „exclusiv prin conturi”, astfel încât practica de încasare să nu contrazică politica declarată.
„Noile măsuri privind obligația de acceptare a plăților prin mijloace moderne de plată trebuie tratate cu mare atenție pentru a evita sancțiunile care pot apărea pe parcursul derulării activității comerciale”, a declarat Dr. Radu Pavel, Avocat Coordonator al Societății Românești de avocatură Pavel, Mărgărit și Asociații.
În concluzie, schimbările aplicabile de la 1 ianuarie 2026 repoziționează acceptarea plăților prin mijloace moderne ca un element de conformare de bază pentru profesioniștii înregistrați la Registrul Comerțului, cu o excepție strictă pentru cei care operează exclusiv prin conturi la instituții de credit. Într-un context în care încadrarea faptei la control poate influența direct nivelul sancțiunii, companiile au interesul să trateze implementarea ca proces documentat, previzibil și integrat în procedurile de lucru.
Surse (cadru legal menționat)
• Ordonanța de urgență nr. 193/2002 privind introducerea sistemelor moderne de plată
• Legea nr. 265/2022 privind registrul comerțului
• Constituția României (art. 21 – accesul liber la justiție) – menționat în contextul drepturilor fundamentale invocate în material
• Convenția Europeană a Drepturilor Omului (art. 6 – dreptul la un proces echitabil) – menționat în material
• Reglementări ANAF privind competențe de control (menționate în text ca autoritate de control)
VIA: Dr. Radu Pavel, Avocat Coordonator, Societatea Românească de avocatură Pavel, Mărgărit și Asociații
Comentariul va fi postat dupa aprobare